Thuiswerken en uw organisatie
zaterdag, januari 26th, 2008Het thuiswerken, of werken op afstand, staat volop in de belangstelling. IT Netwerk levert oplossingen die ondernemingen in staat stelt medewerkers vanaf de thuis locatie te laten werken met de bestanden en programma’s op de bedrijfserver(s).
Het thuiswerken heeft voordelen, dat is zeker. Thuiswerken is uiteraard ook van invloed op de wijze waarop het werk moet worden georganiseerd. Een kleine inventarisatie op basis van eigen ervaringen.
IT Netwerk maakt veelvuldig gebruik van het fenomeen thuiswerken, of werken op afstand. Het werken op afstand is bij IT Netwerk begonnen als een ‘noodzakelijk kwaad’. Voor een aantal medewerkers was de afstand huis - werk dermate groot dat het werken op afstand de enige zinnige optie was om tot voldoende productieve uren te komen.
De eigen ervaring heeft geleerd dat het werken vanaf thuis ook een aantal eisen stelt aan de onderneming, de medewerkers en de organisatie van het werk. Ik wil graag noemen:
- Maak informatie op een centraal punt beschikbaar,
- Zorg voor benaderbaarheid van centrale applicaties zoals e-mail en CRM,
- Draag er zorg voor dat medewerkers zelfstandig kunnen werken,
- Schep voorwaarden voor medewerkers om taken te kunnen beginnen en af te maken,
- Heb aandacht voor de teamgeest en teambuilding,
- Draag zorg voor de juiste communicatie middelen en communicatie lijnen.
Maak informatie op een centraal punt beschikbaar
Denk hierbij bijvoorbeeld eens aan de post. Stukken die binnenkomen op het kantoor. Wat gaan we er mee doen? Doorsturen naar de medewerker die het betreft? Dat kan, maar daarmee is het stuk niet meer beschikbaar voor de organisatie zelf. Kopie maken en dan doorsturen? Kan ook, maar daarmee ligt informatie op verschillende plaatsen. Documenten en faxen kunnen ook centraal worden ingescand en beschikbaar worden gemaakt vanaf de centrale locatie of het CRM. Het voordeel is dat informatie niet gaat ‘zwerven’ en iedereen altijd gebruik maakt van dezelfde versie van de informatie.
Dit geldt ook voor de informatie die naar buiten gaat. Door dit centraal af te handelen kan wordne vorkomen dat relaties stukken niet, of meerdere keren ontvangen.
Zorg voor benaderbaarheid van applicaties zoals e-mail en CRM
Iedere medewerker moet vanaf de thuislocatie toegang kunnen krijgen tot bijvoorbeeld e-mail en het CRM. Ideaal is dan om gebruik te maken van systemen die volledig ‘web based’ zijn. Web based betekent dat de systemen via webpagina’s te benaderen zijn. De Kerio mailserver en het Sugar CRM systeem zijn goede voorbeelden van web based systemen.
Draag er zorg voor dat medewerkers zelfstandig kunnen werken
Het komt misschien over als ‘een open deur’ maar het heeft veel te maken met de eerder genoemde punten van aandacht. Zelfstandig werken stelt eisen aan de medewerker, maar ook aan de organisatie. Toegang tot de juiste informatie, benaderbaarheid van systemen maar ook beschikbaarheid van leiding en duidelijke taken zijn voorwaardelijk voor medewerkers om zelfstandig het werk te kunnen uitvoeren.
Schep voorwaarden om taken te kunnen beginnen en af te maken
Ook dit sluit aan op de eerdere punten. Wanneer een medewerker thuis werkt zal de medewerker thuis alle voorzieningen ter beschikking moeten hebben om het werk te kunnen starten en af te maken. Dit betekent niet alleen de mogelijkheid om het CRM te benaderen, de e-mail te kunnen lezen en documenten te kunnen benaderen. Dit betekent ook een werkplek, een telefoon en de mogelijkheid om ruggespraak te houden, advies te vragen of een collega te consulteren. Denk er aan, collega’s kunnen elkaar niet zien. Centrale agenda’s zodat iedereen van elkaar weet waar en wat men aan het doen is kan hierbij heel goed helpen.
Heb aandacht voor binding en teambuilding
Medewerkers die vijf dagen in de week thuiswerken is geen goede zaak. Na verloop van tijd weet niemand meer wie de medewerker is, wat hij of zij doet en de medewerker zal geen binding met de onderneming of met het team ontwikkelen.
Vaste dagen waarop iedereen aanwezig is zijn essentieel.
Draag zorg voor de juiste communicatie middelen
Voor relaties en klanten is het niet prettig wanneer zij contact opnemen met uw onderneming en op ‘dood spoor’ komen. De telefoon wordt centraal aangenomen, doorverbonden naar Marie, die meent dat het een zaak is voor Klaas en Klaas kan door Marie niet worden doorverbonden. De boodschap voor de klant is dus dat hij het later moet proberen of dat Klaas wel terug belt. Nee dus. Draag er zorg voor dat iedere thuiswerker een telefoon heeft die kan worden doorverbonden en die zelf ook intern als extern kan doorverbinden. Iedere thuis locatie zal ook een telefoon met een bedrijfsnummer moeten krijgen. Het is uitermate onwenselijk wanneer medewerkers met de thuis telefoon naar relaties gaan bellen die vervolgens het thuis nummer gaan terug bellen en kleine Sharon van drie aan de telefoon krijgen.
Nummer herkenning uit? Toe…u wilt toch hopelijk wel dat uw relaties zien dat u belt?
VOIP telefonie biedt hiervoor (prijs)technisch heel interessante oplossingen.
Neem bijvoorbeeld mijn situatie. Ik werk parttime 24 uur per week bij IT Netwerk. Mijn werkzaamheden zijn zeer divers zoals het onderhouden van onze website, het schrijven van nieuwsbrieven, mailings en contacten onderhouden met partners, klanten en leveranciers. Met laatstgenoemde heb ik dan ook regelmatig afspraken buiten de deur. Heb ik bijvoorbeeld een afspraak om 10.00 uur in Leeuwarden, dan hoef ik niet om half 9 ‘s ochtends op kantoor te zijn. Ik kan thuis achter mijn computer inloggen op de mailserver om mijn e-mail te checken, de website voorzien van een laatste nieuwtje, via CRM de laatste ontwikkelingen over een klant lezen en/of noteren en bovendien kan ik door de geplaatste 