Inleiding
Deze casus is een beschrijving van een automatiseringsvraagstuk van A&B Partners Amsterdam en de oplossing geleverd door IT Netwerk BV Alkmaar.
Niets van deze uitgave mag zonder schriftelijke toestemming vooraf van IT Netwerk BV en A&B Partners worden gedupliceerd of verspreid door derden.
A&B Partners Amsterdam: een introductie
A&B Partners Amsterdam is een administratie kantoor welke zich richt op ondernemers uit het MKB.
De klanten van A&B bevinden zich in de regio Noord Holland.
A&B Partners heeft 10 vaste medewerkers.
A&B Partners: het vraagstuk
Groei van de onderneming heeft bij A&B Partners tot een aantal ICT vraagstukken geleid. Niet alleen neemt het aantal klanten toe, A&B Partners heeft ook een tweede locatie in Haarlem geopend.
In de oude situatie werd gewerkt met een aantal werkstations en een station welke als server gebruikt werd. Databack-up werd uitbesteedt aan IT Netwerk middels een online back-up account.
A&B Partners voerde zelf het ICT beheer.
De groei en de opening van de tweede locatie leverde de volgende vragen op:
o Kan er vanuit twee locaties centraal gewerkt blijven worden met klantenbestanden, databases en e-mail,
o Kan er op een veilige manier vanuit andere locaties, zoals thuis werkplekken en kantoren van klanten, worden gewerkt met de bedrijfssoftware en bestanden,
o Hoe kan de beschikbaarheid van data en e-mail worden gegarandeerd,
o Hoe kan de ICT druk (ICT beheer door A&B medewerkers) worden teruggebracht en
o Hoe kan een en ander kosten efficiënt worden verwezenlijkt.
Als afbeelding zag de ICT omgeving bij A&B Partners er als volgt uit.
Verklaring van de afbeelding:
Zoals te zien is werd er in de oude situatie reeds gewerkt vanuit drie locaties: Amsterdam, Haarlem en een thuislocatie.
De software van A&B Partners was verdeeld over deels de server en deels de werkstations. Vanuit de locaties buiten Amsterdam werd contact gemaakt met de werkstations of de XP server via GoToMyPC. Een applicatie waarmee een vorm van remote desktop kan worden gemaakt op abonnementsbasis.
De e-mail werd verzorgd door een provider die de mail afleverde op de XP Server. De mail werd hier vandaan verder verspreid over de verschillende werkstations via een pop account.
Het model van de oplossing
Met A&B Partners is IT Netwerk tot de volgende oplossing gekomen:
o Een centrale applicatie- en fileserver binnen het datacenter van IT Netwerk,
o Locatie Amsterdam en Haarlem worden met de server verbonden via een Virtual Private Netwerk (VPN),
o E-mail afhandeling via een Kerio mailserver,
o Beheer van het systeem en netwerk door IT Netwerk,
o Back-up van data en systeem binnen het datacenter door IT Netwerk.
Centrale applicatie- en fileserver
Op deze server (Windows 2003) werden zowel de programma’s, mailserver als bestanden geplaatst. Omdat alle medewerkers via een Terminal Sessie[1] de programma’s op deze server gebruiken is deze server uitgerust met een dubbele processor, voldoende intern geheugen en veel opslagcapaciteit.
Voordelen:
Alle programma’s worden eenmalig geïnstalleerd; op de server. Alle data wordt centraal op de server opgeslagen en alle e-mail wordt op de server afgehandeld.
Hiermee is een centraal punt gecreëerd waar de bedrijfsactiviteiten plaatsvinden. Vanuit welke locatie gewerkt wordt doet niet meer ter zake.
Printers worden vanaf de server aangestuurd en beheerd. Een medewerker in Haarlem kan printen in Amsterdam en Haarlem.
Een centrale server in een datacenter is veilig. Ook bij een inbraak of diefstal op een van de locaties zal de bedrijfsdata, e-mail of software nooit verloren gaan. Back-up’s worden binnen het datacenter van server naar server geschreven, dit proces is snel en efficiënt. Het behoud van gegevens gegarandeerd.
Tevens zijn de werkstations van veel minder cruciaal belang geworden voor de onderneming. Immers; er worden geen applicaties op gedraaid en geen data op opgeslagen. Dit betekent dat ieder willekeurige computer, zonder aanpassingen of installaties, kan dienen als werkstation. Dit levert een aanzienlijke besparing op in tijd en geld.
Het VPN Netwerk tussen het datacenter, locatie Amsterdam, locatie Haarlem en andere locaties zoals klant- of thuislocaties.
Om veiligheid in de verbinding te garanderen, veilig te kunnen printen en verbindingen tussen de locaties mogelijk te maken is een VPN netwerk opgezet. Het VPN netwerk wordt opgebouwd door de routers. Gebruikers hoeven geen verbindingen te beheren.
Voordelen:
Een VPN netwerk is niet alleen uitermate veilig, een VPN netwerk is tevens stabiel. Het VPN netwerk wordt gelegd over de bestaande verbindingen. Behalve een geschikte router en de opzet van het netwerk zijn er geen investeringen mee gemoeid. Met de server of de locaties kan buiten de VPN geen contact worden gemaakt. Ongeoorloofd bezoek is daarmee uitgesloten.
De Kerio mailserver
E-mail moet worden ontvangen en moet worden verstuurd. Daarnaast wordt Microsoft’s Outlook vaak door bedrijven als agenda gebruikt. Een centrale agenda is voor A&B Partners van groot belang.
Met behulp van de Kerio mailserver is al het e-mail verkeer in goede banen geleid, zijn er agenda’s gemaakt en is er een centraal agenda beheer opgezet.
Voordelen:
De Kerio mailserver vergt een veel minder grote investering dan bijvoorbeeld Microsoft Exchange. Daarnaast is Kerio vriendelijk in beheer en minder complex in gebruik. Outlook en Exchange zijn eenvoudig te migreren (met behoud van e-mail, adressen en agenda’s) naar Kerio.
Systeembeheer door IT Netwerk
IT Netwerk beheert het systeem en netwerk voor A&B Partners. Hierdoor wordt aan een belangrijke eis voldaan, namelijk het terugbrengen van het aantal ICT uren door medewerkers van A&B Partners.
Gekozen is voor een Service Level Agreement. In dit SLA is vastgelegd wat IT Netwerk levert tegen welke kosten.
Voordelen:
Kosten zijn inzichtelijk en teruggebracht naar een vast, maandelijks bedrag. Het systeem en netwerk wordt beheert door professionals. IT Netwerk beheert het systeem en netwerk grotendeels van buitenaf en buiten kantooruren. Er kan dus doorgewerkt worden.
Back-up van data en systeem
De Back-ups worden binnen het datacenter gemaakt. Op de locaties wordt geen data meer opgeslagen, dit hoeft niet meer te worden gegarandeerd.
Van het systeem worden periodiek back-ups gemaakt (images). Deze garanderen een vlot herstel van de applicaties in het geval van een grote crash of storing.
Voordelen:
Er is geen noodzaak meer voor A&B Partners om zich bezig te houden met data- en systeem back-ups. Deze worden geautomatiseerd gemaakt. Lokale machines sl;aan geen gegevens op en zijn ieder moment door andere machines, met eventueel andere besturingssystemen te vervangen.
Als afbeelding ziet de nieuwe situatie er als volgt uit:
Het eindresultaat: de opzet en implementering
Tijdens het opzetten van het nieuwe systeem voor A&B Partners is het oude systeem gehandhaafd. De onderneming heeft altijd, zoals zij gewent waren, kunnen doorwerken.
In een weekeinde zijn de databestanden uit de oude situatie (databases, e-mail en gebruikersbestanden) overgezet naar de nieuwe server en is het VPN netwerk geactiveerd.
Op maandagmorgen konden de medewerkers van A&B Partners verbinding maken met de nieuwe server en aan de slag. Het oude systeem heeft nog enige tijd als schaduw systeem gedraaid om terug te kunnen vallen indien dit nodig mocht zijn.
Gebruikers hebben nauwelijks hoeven wennen aan het nieuwe systeem. De schermen zijn zoals vroeger, de mail en agenda wordt bekeken in Outlook en programma’s gedragen zich als voorheen.
Het belangrijkste verschil voor de medewerkers is eigenlijk alleen dat alles een stuk sneller gaat!
Voor de onderneming is van belang dat de kosten in de hand worden gehouden en er kosten worden bespaard.
Kostenbewaking is gerealiseerd door de werkzaamheden binnen de financiële afspraken op te leveren en besparingen zijn gerealiseerd in de kosten van onderhoud en in de kosten van eisen aan bijvoorbeeld de lokale werkstations.
Financieel is alles volgens de opgave van de offerte opgeleverd, er zijn geen budgetten overschreden. Wel is er in onderling overleg voor gekozen de routers te vervangen zodat alle routers die worden gebruikt van een merk en type zijn. Dit werkt kostenbesparend in het beheer.
[1] Terminal Sessie: een verbinding tussen een werkstation en een server waarbij de gebruiker de server gebruikt voor de werkzaamheden. Het werkstation wordt alleen gebruikt om de beelden door te geven, op het werkstation draaien geen programma’s en wordt niets opgeslagen.
De groei van Watchuseek.com
Op dit moment worden de laatste voorbereidingen getroffen om Watchuseek.com aan te sluiten op het Globale DNS Systeem van UltraDNS. UltraDNS is de leverancier wanneer het gaat om bescherming van websites tegen aanvallen van buitenaf.
De eigen ervaring heeft geleerd dat het werken vanaf thuis ook een aantal eisen stelt aan de onderneming, de medewerkers en de organisatie van het werk. Ik wil graag noemen:
Schep voorwaarden om taken te kunnen beginnen en af te maken