ITN-Blog

Regelmatig wordt IT Netwerk ingeroepen om te helpen met het herstellen van datasets na een computercrash of diefstal. Hierbij blijkt heel vaak dat het voor de klant niet duidelijk is waar welke data zich bevind en hoe data is opgeslagen. Dit geeft extra druk en stress bij het herstellen en kan er toe leiden dat data niet, of niet volledig wordt hersteld. In dit artikel enige richtlijnen om data te ordenen en ordelijk te houden.

Sla data op in een herkenbare mappenstructuur

Een begrijpelijke data mappen structuur is een eerste stap om data te organiseren. Hierbij maakt het niet zo veel uit welke structuur u kiest, als er maar een structuur is die u en uw medewerkers ook daadwerkelijk gebruiken. Zorg in ieder geval voor een seperate en centrale data opslag. Bijvoorbeeld door een aparte data schijf of data partitie op een centrale opslag server te gebruiken.

Op deze dataschijf kunt u een mappenstructuur aanbrengen die voor u werkbaar en inzichtelijk is. Denk aan een structuur met mappen voor verschillende afdelingen zoals de financiele administratie en de verkoop. De data opdelen in afdelingen geeft u tevens goede mogelijkheden om de rechten voor medewerkers naar behoren in te richten.

Centrale opslag in vaste mappen voorkomt ook dat uw data over de werkstations rondzwerft en bijvoorbeeld niet in een back-up wordt meegenomen. Bij centrale opslag zal altijd een versie van een document staan die door iedereen wordt gebruikt en iedereen gebruikt dan ook de actuele versie.

Software en standaard mappen

Wanneer u een eigen data opslag schijf gebruikt dient u er voor te zorgen dat de software pakketten die u installeert ook de data opslaan op die schijf of partitie. Veel programma’s zoeken standaard naar een map ‘Mijn documenten’ of slaan de data op in een eigen map onder de Program Files (meestel op de ‘C’ schijf). Bijna altijd is de data map voor een software programma aan te passen naar een map van eigen keuze. Zorg er dus voor dat alle programma’s data opslaan in een map die u gebruikt om data op te slaan en die dus automatisch ook wordt meegenomen in de back-up.

Bestanden en bestandsnamen

Het is erg verstandig om bestanden een naam te geven die u kunt herkennen en die logisch is. Als voorbeeld: Wanneer u in Microsoft Office een document maakt en niet zelf een naam opgeeft voor dit document zal Office het document proberen op te slaan met de eerste alinea als naam. Dit kan leiden tot namen met allerlei, voor bestandsnamen, ongewenste tekens en de naam van het document kan dan onbegrijpelijk en erg lang worden. Voorkom dit.

De ‘diepte’ van mappen

Windows vindt veel goed. Wanneer u bijvoorbeeld mappen aanmaakt dan zal Windows niet snel protesteren. Ook niet wanneer u een mappenstructuur aanmaakt die voor een overzichtelijk gebruik niet verstandig is. Vaak ziet IT Netwerk mappen structuren die niet nodig zijn, niet werkbaar zijn en waarmee lang niet alle programma’s om kunnen gaan. Ons advies is om geen mappenstructuren aan te maken die meer dan 6 niveau’s diep gaan. Meer is niet nodig en u voorkomt er bijvoorbeeld mee dat u uw bestanden niet meer kunt back-uppen of branden op een CD of DVD.

De grootte van bestanden

bestanden die groter zijn dan 2 GB kunnen problemen veroorzaken onder Windows. Houdt bestanden dus kleiner dan 2 GB. Dit kan door zaken regelmatig te archiveren en/of op te ruimen.

Herstel testen

U maakt een back-up van uw bestanden, u heeft uw data inzichtelijk geordend en logisch opgebouwd.
Perfect!
Vergeet nu alleen niet om met regelmaat te testen of de back-up ook naar wens verloopt. Herstel eens een dataset of vraag IT Netwerk om een herstel test uit te voeren.
Heus waar; een zeker gevoel dat uw back-up in orde is geeft u veel meer rust in het hoofd wanneer u gedwongen wordt een complete herstel operatie te beginnen.

18 en 19 maart 2008 was IT Netwerk met een nieuwe stand aanwezig op de Bedrijven Contact Dagen Friesland in het WTC Expo te Leeuwarden. Samen met ruim 700 andere bedrijven presenteerde IT Netwerk haar diensten en producten aan ondernemend Friesland en, niet in de laatste plaats, aan elkaar.

Ik kan het iedere ondernemer aanraden: Presenteer jezelf op de BCD! Goed georganiseerd, heel prettige sfeer en heel, heel veel mogelijkheden om bestaande contacten te ontmoeten, nieuwe contacten te maken en kennis te maken met de ondernemer achter de onderneming.
Ik vind het heel inspirerend om zo veel trotse ondernemers te ontmoeten. Niet alleen om te horen wat men doet, maar ook om te horen hoe het bedrijf is opgebouwd, waar de kracht ligt, hoe een ondernemer tegen de markt aankijkt maar ook vooral het enthousiasme en de energie die al die ondernemers uitstralen!

Voor ons waren dit ook zeer inspirerende dagen. Heel veel mensen staan maar even stil staan bij de stand en stellen alleen de simpele vraag: “Waarom IT Netwerk?” Wanneer die mensen na 2 minuten niet zijn doorgelopen, maar met je in gesprek zijn, kritisch naar je luisteren en er kaartjes worden uitgewisseld dan weet je dat je op de goede weg bent.

Dus een goed verhaal is goed genoeg? Nee, ik ben er van overtuigd dat dat niet opgaat. Een goed verhaal is alleen goed wanneer je er zelf ook echt in geloofd. Open staat voor kritische vragen. Jouw verhaal kunnen toepassen op concrete vragen.

Ik ben trots op IT Netwerk. De BCD hebben die trots weer bevestigd. Ik ben trots op de mensen binnen IT Netwerk. Heel veel ondernemers zullen na de BCD bij het horen van de naam IT Netwerk niet alleen denken aan een logo, aan een dienst of aan een product, maar zeker ook aan de persoon die men heeft gesproken, het gesprek dat we hebben gehad en de sfeer waarin dat gesprek verliep.

Kijkend naar het grote aantal mensen met wie wij in gesprek zijn geweest, het aantal uitgewisselde kaartjes en de vervolg afspraken die we hebben kunnen maken dan kan ik niet anders zeggen dan dat IT Netwerk er volgend jaar zeker weer bij is!

Vorig jaar zijn in Nederland 2,5 miljoen boekenbonnen gebruikt om boeken te kopen. De boekenzaken namen voor 34 miljoen euro aan bonnen in. Dit betekent een omzetstijging van 6,42 procent ten opzichte van 2006 toen er voor een krappe 32 miljoen euro aan boekenbonnen werd besteed.Dat maakte de uitgever van de bonnen, de Nederlandse Boekenbon maandag bekend. Het bedrijf verklaart de omzetgroei vooral door de stijgende populariteit van het boek in Nederland.

Goed nieuws voor alle lezers en lezeressen van het ‘ouderwetse’ boek. Of zoals Youp van het Hek eens treffend zei: ‘Je weet wel, een stapel faxen’

Youp zei het destijds treffend en sinds die tijd is met het toenemen van de digitalisering het boek naar de achtergrond verdwenen. Met kerst heb ik een stukje gewijd aan het kerstpakket in zijn traditionele vorm, nu kunnen we daar het boek ook aan toevoegen. Het bevestigd mijns inziens dat door de ongekende mogelijkheden ten aanzien van internet en al haar steeds snellere ontwikkelingen, men toch steeds meer verlangt wordt naar traditie en ‘heimwee’ naar de dingen van vroeger.

Nu wil ik zeker niet prediken dat het boek ouderwets is, in tegendeel. Zoals te lezen valt op diverse blogs (dus internet) neemt de populariteit toe. En de uitspraak ‘Vroeger was alles beter’ gaat echt niet voor alles op.

Op het wereldwijde web is vanalles gaande over bijvoorbeeld schrijverstalent. Auteurs die illustrators zoeken, plaatsen om feedback te verkrijgen op een manuscript. Je zou kunnen stellen dat internet ook hierin zeker een toegevoegde waarde is. Hoe krijg je als beginnend schrijver of talent je boek uitgegeven tegen een redelijke prijs of het liefst gratis. Kun je op een veilige manier een ‘proefballonnetje’ oplaten? Bijna alles is mogelijkheid, kennis is vrij verkrijgbaar en in overvloed te vinden.

Feit blijft dat het schrijven toch echt origineel mensenwerk is, dat juist door persoonlijke ontwikkeling, levenservaring en een gezonde dosis fantasie (afhankelijk van het genre natuurlijk) uitgroeit tot een fysiek boek. Een boek dat je vast kunt houden en ezelsoortjes aan vouwt, meeneemt op vakantie lekker in een luie stoel in de zon. Net als de krant, er gaat toch niets boven dat oude vertrouwde gevoel.

Het thuiswerken, of werken op afstand, staat volop in de belangstelling. IT Netwerk levert oplossingen die ondernemingen in staat stelt medewerkers vanaf de thuis locatie te laten werken met de bestanden en programma’s op de bedrijfserver(s).
Het thuiswerken heeft voordelen, dat is zeker. Thuiswerken is uiteraard ook van invloed op de wijze waarop het werk moet worden georganiseerd. Een kleine inventarisatie op basis van eigen ervaringen.

IT Netwerk maakt veelvuldig gebruik van het fenomeen thuiswerken, of werken op afstand. Het werken op afstand is bij IT Netwerk begonnen als een ‘noodzakelijk kwaad’. Voor een aantal medewerkers was de afstand huis - werk dermate groot dat het werken op afstand de enige zinnige optie was om tot voldoende productieve uren te komen.

De eigen ervaring heeft geleerd dat het werken vanaf thuis ook een aantal eisen stelt aan de onderneming, de medewerkers en de organisatie van het werk. Ik wil graag noemen:

• Maak informatie op een centraal punt beschikbaar,
• Zorg voor benaderbaarheid van centrale applicaties zoals e-mail en CRM,
• Draag er zorg voor dat medewerkers zelfstandig kunnen werken,
• Schep voorwaarden voor medewerkers om taken te kunnen beginnen en af te maken,
• Heb aandacht voor de teamgeest en teambuilding,
• Draag zorg voor de juiste communicatie middelen en communicatie lijnen.

Maak informatie op een centraal punt beschikbaar
Denk hierbij bijvoorbeeld eens aan de post. Stukken die binnenkomen op het kantoor. Wat gaan we er mee doen? Doorsturen naar de medewerker die het betreft? Dat kan, maar daarmee is het stuk niet meer beschikbaar voor de organisatie zelf. Kopie maken en dan doorsturen? Kan ook, maar daarmee ligt informatie op verschillende plaatsen. Documenten en faxen kunnen ook centraal worden ingescand en beschikbaar worden gemaakt vanaf de centrale locatie of het CRM. Het voordeel is dat informatie niet gaat ‘zwerven’ en iedereen altijd gebruik maakt van dezelfde versie van de informatie.
Dit geldt ook voor de informatie die naar buiten gaat. Door dit centraal af te handelen kan wordne vorkomen dat relaties stukken niet, of meerdere keren ontvangen.

Zorg voor benaderbaarheid van applicaties zoals e-mail en CRM
Iedere medewerker moet vanaf de thuislocatie toegang kunnen krijgen tot bijvoorbeeld e-mail en het CRM. Ideaal is dan om gebruik te maken van systemen die volledig ‘web based’ zijn. Web based betekent dat de systemen via webpagina’s te benaderen zijn. De Kerio mailserver en het Sugar CRM systeem zijn goede voorbeelden van web based systemen.

Draag er zorg voor dat medewerkers zelfstandig kunnen werken
Het komt misschien over als ‘een open deur’ maar het heeft veel te maken met de eerder genoemde punten van aandacht. Zelfstandig werken stelt eisen aan de medewerker, maar ook aan de organisatie. Toegang tot de juiste informatie, benaderbaarheid van systemen maar ook beschikbaarheid van leiding en duidelijke taken zijn voorwaardelijk voor medewerkers om zelfstandig het werk te kunnen uitvoeren.

Schep voorwaarden om taken te kunnen beginnen en af te maken
Ook dit sluit aan op de eerdere punten. Wanneer een medewerker thuis werkt zal de medewerker thuis alle voorzieningen ter beschikking moeten hebben om het werk te kunnen starten en af te maken. Dit betekent niet alleen de mogelijkheid om het CRM te benaderen, de e-mail te kunnen lezen en documenten te kunnen benaderen. Dit betekent ook een werkplek, een telefoon en de mogelijkheid om ruggespraak te houden, advies te vragen of een collega te consulteren. Denk er aan, collega’s kunnen elkaar niet zien. Centrale agenda’s zodat iedereen van elkaar weet waar en wat men aan het doen is kan hierbij heel goed helpen.

Heb aandacht voor binding en teambuilding
Medewerkers die vijf dagen in de week thuiswerken is geen goede zaak. Na verloop van tijd weet niemand meer wie de medewerker is, wat hij of zij doet en de medewerker zal geen binding met de onderneming of met het team ontwikkelen.
Vaste dagen waarop iedereen aanwezig is zijn essentieel.

Draag zorg voor de juiste communicatie middelen
Voor relaties en klanten is het niet prettig wanneer zij contact opnemen met uw onderneming en op ‘dood spoor’ komen. De telefoon wordt centraal aangenomen, doorverbonden naar Marie, die meent dat het een zaak is voor Klaas en Klaas kan door Marie niet worden doorverbonden. De boodschap voor de klant is dus dat hij het later moet proberen of dat Klaas wel terug belt. Nee dus. Draag er zorg voor dat iedere thuiswerker een telefoon heeft die kan worden doorverbonden en die zelf ook intern als extern kan doorverbinden. Iedere thuis locatie zal ook een telefoon met een bedrijfsnummer moeten krijgen. Het is uitermate onwenselijk wanneer medewerkers met de thuis telefoon naar relaties gaan bellen die vervolgens het thuis nummer gaan terug bellen en kleine Sharon van drie aan de telefoon krijgen.
Nummer herkenning uit? Toe…u wilt toch hopelijk wel dat uw relaties zien dat u belt?
VOIP telefonie biedt hiervoor (prijs)technisch heel interessante oplossingen.

Nee, u las de kop hierboven goed, ik ben niet dronken en volledig bij zinnen. Werken op afstand is inderdaad het aan elkaar koppelen van losse locaties tot één netwerk. Niets met Centraal te maken, of wel? Ik zal het uitleggen middels twee voorbeelden: Domain controller en Terminal server. Bij deze voorbeelden ga ik uit van de meest optimale situatie: de server achter het knooppunt in het datacenter.

Domain Controller

Een bedrijf dat uit meerdere kleine filialen bestaat heeft vaak op de grootste locatie één of meer domain controllers en op de kleinere locaties een fileserver voor de werkgroep. Wanneer medewerkers op meerdere filialen werkzaam zijn betekent dit extra beheer per locatie, terwijl de medewerker nooit over hetzelfde profiel of over dezelfde bestanden zal beschikken. Tenzij de medewerker de bestanden met zich meeneemt via een Laptop of verwisselbare harde schijf. Met alle risico’s van dien.

Wordt nu gebruik gemaakt van Werken op afstand en de server bevindt zich achter het knooppunt, kan het volledige netwerk gebruikmaken van de domaincontroller(s). De bestanden zijn dan voor het volledige VPN beschikbaar. De rechtenstructuur en het gebruikersbeheer kunnen via de centrale server voor het volledige netwerk worden beheerd.

Dus: meer vrijheid voor gebruikers, met meer mogelijkheden, zonder dubbel beheer.

Terminal server

Een centrale Domain controller vereenvoudigd het beheer al aanzienlijk. Het kan echter nóg eenvoudiger! Dit door gebruik te maken van een Terminal server achter het knooppunt van het VPN. Alle medewerkers werken via een Remote Desktop sessie op de Terminal server. Het applicatiebeheer voor alle werkplekken hoeft dan op slechts één plaats te worden beheerd. De werkstations bevatten feitelijk geen software of bedrijfsbestanden, alles wordt gestart en opgeslagen op de Terminal server. Hierdoor worden de eisen voor het werkstation en besturingssysteem ook lager. Zolang maar een Remote Desktop client aanwezig is. Op een oude PC kan prima worden gewerkt door er Linux op te installeren.

Het beheer is sterk vereenvoudigd, terwijl hardware minder snel hoeft worden afgeschreven.