ITN-Blog

Regelmatig wordt IT Netwerk ingeroepen om te helpen met het herstellen van datasets na een computercrash of diefstal. Hierbij blijkt heel vaak dat het voor de klant niet duidelijk is waar welke data zich bevind en hoe data is opgeslagen. Dit geeft extra druk en stress bij het herstellen en kan er toe leiden dat data niet, of niet volledig wordt hersteld. In dit artikel enige richtlijnen om data te ordenen en ordelijk te houden.

Sla data op in een herkenbare mappenstructuur

Een begrijpelijke data mappen structuur is een eerste stap om data te organiseren. Hierbij maakt het niet zo veel uit welke structuur u kiest, als er maar een structuur is die u en uw medewerkers ook daadwerkelijk gebruiken. Zorg in ieder geval voor een seperate en centrale data opslag. Bijvoorbeeld door een aparte data schijf of data partitie op een centrale opslag server te gebruiken.

Op deze dataschijf kunt u een mappenstructuur aanbrengen die voor u werkbaar en inzichtelijk is. Denk aan een structuur met mappen voor verschillende afdelingen zoals de financiele administratie en de verkoop. De data opdelen in afdelingen geeft u tevens goede mogelijkheden om de rechten voor medewerkers naar behoren in te richten.

Centrale opslag in vaste mappen voorkomt ook dat uw data over de werkstations rondzwerft en bijvoorbeeld niet in een back-up wordt meegenomen. Bij centrale opslag zal altijd een versie van een document staan die door iedereen wordt gebruikt en iedereen gebruikt dan ook de actuele versie.

Software en standaard mappen

Wanneer u een eigen data opslag schijf gebruikt dient u er voor te zorgen dat de software pakketten die u installeert ook de data opslaan op die schijf of partitie. Veel programma’s zoeken standaard naar een map ‘Mijn documenten’ of slaan de data op in een eigen map onder de Program Files (meestel op de ‘C’ schijf). Bijna altijd is de data map voor een software programma aan te passen naar een map van eigen keuze. Zorg er dus voor dat alle programma’s data opslaan in een map die u gebruikt om data op te slaan en die dus automatisch ook wordt meegenomen in de back-up.

Bestanden en bestandsnamen

Het is erg verstandig om bestanden een naam te geven die u kunt herkennen en die logisch is. Als voorbeeld: Wanneer u in Microsoft Office een document maakt en niet zelf een naam opgeeft voor dit document zal Office het document proberen op te slaan met de eerste alinea als naam. Dit kan leiden tot namen met allerlei, voor bestandsnamen, ongewenste tekens en de naam van het document kan dan onbegrijpelijk en erg lang worden. Voorkom dit.

De ‘diepte’ van mappen

Windows vindt veel goed. Wanneer u bijvoorbeeld mappen aanmaakt dan zal Windows niet snel protesteren. Ook niet wanneer u een mappenstructuur aanmaakt die voor een overzichtelijk gebruik niet verstandig is. Vaak ziet IT Netwerk mappen structuren die niet nodig zijn, niet werkbaar zijn en waarmee lang niet alle programma’s om kunnen gaan. Ons advies is om geen mappenstructuren aan te maken die meer dan 6 niveau’s diep gaan. Meer is niet nodig en u voorkomt er bijvoorbeeld mee dat u uw bestanden niet meer kunt back-uppen of branden op een CD of DVD.

De grootte van bestanden

bestanden die groter zijn dan 2 GB kunnen problemen veroorzaken onder Windows. Houdt bestanden dus kleiner dan 2 GB. Dit kan door zaken regelmatig te archiveren en/of op te ruimen.

Herstel testen

U maakt een back-up van uw bestanden, u heeft uw data inzichtelijk geordend en logisch opgebouwd.
Perfect!
Vergeet nu alleen niet om met regelmaat te testen of de back-up ook naar wens verloopt. Herstel eens een dataset of vraag IT Netwerk om een herstel test uit te voeren.
Heus waar; een zeker gevoel dat uw back-up in orde is geeft u veel meer rust in het hoofd wanneer u gedwongen wordt een complete herstel operatie te beginnen.