Valkuilen in ICT oplossingen
ICT oplossingen implementeren is niet altijd een eenvoudig en gemakkelijk proces.
Volgens een artikel in Management Team loopt 6 op de 10 (!) projecten verkeerd.
ICT projecten hebben een slechte naam. Veel gehoorde klachten zijn:
- Er wordt niet, of niet op tijd opgeleverd,
- Het budget wordt overschreden
- Het gewenste resultaat wordt niet behaald
- Het product werkt niet of niet goed.
Wanneer er wordt gekeken naar de oorzaken van deze slechte cijfers dan vallen een aantal zaken op:
- Een slechte start
- Ontberen van incentives
- Bijstellingen van de eisen
- Het project is te groot of te klein
- Het project duurt te lang
- Er is te weinig motivatie binnen de organisatie
Een slechte start
Een slechte start voor vaak gekenmerkt door het onvoldoende vastleggen van de doelstellingen en de eisen. Belangrijke vragen die onvoldoende aandacht krijgen zijn:
- Wat moet er gebeuren
- Wat mag het kosten
- Hoe wordt het geld terug verdient
Ontbreken van incentives
Beloningen en straffen kunnen helpen het project resultaat te beïnvloeden. Dit geldt met name voor de looptijd van het project. Ondernemingen die wel met beloningen en straffen werken zijn ver het algemeen zeer tevreden over het effect.
Bijstellen van de eisen
Het bijstellen van eisen heeft veel te maken met het probleem van de slechte start. Wanneer niet vooraf heel helder is wat er wordt geleverd en aan welke eisen het gaat voldoen loop je het risico dat de eisen gaandeweg het project worden bijgesteld. Bijstelling van eisen leidt tot onverwachte kosten en een langere looptijd.
Het project is te groot of te klein
Hiermee wordt bedoeld dat een project te weinig ‘brengt’ voor de organisatie of te veel ‘vraagt’ van de organisatie. In beide gevallen haken de mensen binnen de organisatie af en kan het project mislukken. Of het project goed passend is voor de organisatie (gaat iedereen het gebruiken en kan iedereen het ook gebruiken) is ook een vraag die voor aanvang beantwoord zal moeten worden.
Het project duurt te lang
Een te lange doorlooptijd van een veranderingsproces kan veel oorzaken hebben. Niet alles kan vooraf worden ingeschat, zaken kunnen tegenzitten. Echter, de risico’s zijn veel betere beheersbaar wanneer voldoende aandacht wordt gegeven aan de hier boven genoemde zaken.
Te weinig motivatie binnen de organisatie
Een project dat niet breed wordt gedragen binnen de organisatie loopt grote risico’s. Willen de mensen wel meewerken? Ziet iedereen het doel en het belang? Zijn mensen betrokken en hebben mensen invloed? Te weinig motivatie binnen de organisatie is dodelijk. Er hoeft niet eens openlijk tegengewerkt te worden.
Bezint eer gij begint!
Op basis van het bovenstaande kun je concluderen dat het vaak mis gaat bij de aanvang van een project.
Een groot deel van de geschetste problemen kunnen voorkomen worden door iets meer tijd en geld uit te trekken om de eigen wensen te onderzoeken. Maar al te vaak krijgt IT Netwerk de vraag een offerte uit te brengen op basis van een vraag die niet eigenlijk niet helder is.
Ondernemers willen, en niet geheel onterecht, vaak als eerste weten wat het gaat kosten.
Veel beter is het vaak om eerst eens goed te onderzoeken wat nu eigenlijk de vraag is, welke doelstellingen er gehaald moeten gaan worden en welke gevolgen dit heeft voor de organisatie.
Mijn stelling is: ‘Het onderzoeken van de vraag is veel goedkoper dan het mislukken van een project’
De vijf stappen van IT Netwerk
IT Netwerk gaat uit van vijf stappen bij het leveren van oplossingen:
1. Inventarisatie en doelstelling
2. Analyse en advies
3. De uitvoering
4. Evaluatie en bijstelling
5. Onderhoud
Om deze stappen te verhelderen gaan we uit van een voorbeeld situatie.
Van Breekbaren BV, handelaar in glaswerken heeft IT Netwerk gevraagd een offerte uit te brengen voor zoekmachine optimalisatie van de website.
Stap 1: Inventarisatie en doelstelling
Dit kan gezien worden als de kennismakingsfase. Samen met de klant wordt goed gekeken naar wat de huidige situatie is en wat het eindresultaat moet worden. Veel aandacht gaat uit naar het formuleren van concrete en meetbare doelstellingen.
De eerste stap is altijd kostenloos.
In het geval van Breekbaren zullen de volgende vragen besproken worden.
Over de huidige situatie:
- Wie heeft de huidige website onder beheer en hoe verloopt de communicatie
- Met welke technieken is de huidige website gebouwd
- Hoe kijkt de organisatie tegen de huidige website aan
- Wat is de huidige functie en wat zijn de huidige doelstellingen van de website en hoe zijn de resultaten
- Waar komt de vraag vandaan tot verbetering (wat gaat er fout)
Over de doelstellingen:
- Wat wil de organisatie concreet bereiken
- Welke meetbare resultaten kunnen er worden geformuleerd
- Welk budget is beschikbaar
- Hoe wordt de investering terugverdiend
Stap 2: Analyse en advies
In deze stap worden de doelstellingen afgezet tegen de huidige situatie om antwoord te krijgen op de vraag wat er moet veranderen om de doelstellingen te bereiken, hoe veel tijd het zal vergen en wat de veranderingen zullen gaan kosten.
In het geval van Breekbaren betekent dit dat er een plan van aanpak wordt geschreven met gespecificeerde kosten. In dit plan is terug te vinden:
- De eindcriteria en de termijnen (wanneer wordt wat bereikt),
- Wat moet er veranderen aan de techniek en wat moet er veranderen aan de inhoud van de website,
- Welke investeringen zijn nodig om de resultaten te behalen,
- Waar moet de organisatie zich aanpassen om de doelstellingen te bereiken en wie worden er bij het project betrokken,
- Hoe worden de resultaten gemeten,
- Hoe wordt het behalen van de doelstellingen beloond, hoe wordt het niet behalen van de doelstellingen bestraft
Deze stap is niet kosteloos. Voor het uitwerken van deze stap worden een aantal uren gefactureerd. Opgemerkt moet wel worden dat IT Netwerk deze kosten in mindering brengt wanneer de opdracht ook daadwerkelijk aan IT Netwerk gegund wordt. Wordt d eopdracht niet aan IT Netwerk gegund dan is de investering niet verloren. Wat blijft is een heldere analyse en een concreet plan om tot verbetering te komen.
Stap 3: De uitvoering
In deze stap wordt de opdracht of het project uitgevoerd.
In het geval van Breekbaren zou dit kunnen betekenen:
- Het optimaliseren van de codering van de webpagina’s,
- Het aanpassen van teksten en afbeeldingen,
- Het plaatsen van enige gereedschappen om de inhoud actueel te kunnen houden,
- Het aanmelden en registreren bij zoekmachines
- Het opstellen van richtlijnen voor de beheerder van de webpagina’s
- Etc.
Stap 4: De evaluatie
Na de uitvoering wordt het proces geëvalueerd. Het evaluatie moment en de evaluatie criteria waren bij aanvang bekend. Ter sprake komt:
- Zijn de doelstellingen behaald,
- Is de nieuwe situatie werkbaar en helder voor de organisatie,
- Zijn er nog punten van verbetering
Stap 5: Het onderhoud
Een website, ook een geoptimaliseerde website heeft onderhoud nodig. In deze fase worden afspraken vastgelegd over wat het onderhoud inhoud, wie het uitvoert en eventueel welke kosten hieraan verbonden zijn en hoe er wordt gerapporteerd.
Wilt u vrijblijvend een inventarisatie van uw eigen situatie en duidelijke doelstellingen formuleren? Maak dan vandaag nog een afspraak met IT Netwerk.
